L’animateur, au sens strict du terme, est le modérateur qui permet le bon déroulement d’une rencontre. Qu’il s’agisse d’une réunion de grande ou de petite envergure, un animateur est toujours nécessaire. Dans le cas contraire, le groupe tournera en rond et risque de sortir du sujet. Ainsi, l’animation du groupe de travail collaboratif est essentielle au développement du projet de travail en question. Découvrez ici en quoi cela est indispensable.
Sommaire
Motiver l’équipe
Le fait de réfléchir en groupe implique tout le monde dès le début et permet de motiver les acteurs du projet. Cela permet aussi à chacun d’exprimer son point de vue afin de construire quelque chose ensemble. Ainsi, cela va favoriser la cohésion du groupe, une fois le projet lancé. De plus, la communication est facilitée par une mise en pratique concrète.
Bien assimiler
L’animation de groupe de travail collaboratif permet d’anticiper en amont toutes les facettes de la problématique et d’analyser le sujet. Même si le fait d’intégrer l’ensemble des demandes dans le projet ne sera pas possible, on sera capable d’expliquer certains choix et certains avis en connaissance de cause.
De plus, il faut savoir que l’apprentissage est facilité par la confrontation et la pratique des expériences. Chacun apprend de l’autre. Les mises en situation vont amener à une meilleure mémorisation. Les membres du groupe retiendront mieux les informations en étant acteur qu’en étant simple spectateur. Par ailleurs, le travail en commun génère de nombreuses idées. Ces dernières sont nécessaires pour trouver une solution innovante et explorer toutes les facettes d’un problème ou d’un sujet.
Nourrir sa réflexion
La participation de chacun permet de s’ouvrir sur des regards différents. Cela aide à nourrir son approche et d’intégrer certaines contraintes, ainsi que les autres points de vue. L’animation offre ainsi à chaque membre, l’occasion de trouver des idées en profitant de la capacité de créativité du groupe. Cette dynamique collective conduit au développement de la coopération intra-groupe et l’obtention d’un consensus, au sein des personnes qui ne partagent pas la même vision.
Les étapes de l’animation
Tout d’abord, un ordre du jour clair et concis doit être prévu avant la réunion. L’animateur donnera à l’avance des indications sur la durée et les objectifs fixés. De même, le meeting doit commencer à l’heure convenue et au lieu prévu. Une fois que l’heure de début sonne, il est optimal de bloquer les accès à la salle. Cela permet de montrer aux retardataires l’importance de la ponctualité.
Étant donné que l’animateur est celui qui prend la parole en premier et qui dirige le groupe, il se distingue des autres. Il rappelle alors les objectifs de la réunion, ainsi que son déroulement, comme cité dans l’ordre du jour. Si des travaux préliminaires ont été demandés aux membres, il devra s’assurer que ces derniers ont été faits.
Il nommera en parallèle un rapporteur qui se chargera de rédiger le compte rendu, avant d’exposer la méthode qui sera utilisée pour parvenir au résultat attendu.
Par la suite, le leader demandera que tous, sans exception, participent à la prise de parole. Il posera la bienveillance entre chacun comme règle, car il est possible d’être en désaccord tout en évitant l’agressivité.
Lorsque la réunion touche à sa fin, il effectue une synthèse globale en résumant les points clés de la réunion et les décisions prises. Ces éléments apparaîtront dans le rapport. Avant de remercier les participants, il les informera de la suite (autre réunion fixée, travaux à faire, émission de rapport, …).
Une fois la réunion terminée, l’animateur et le rapporteur se chargent de rédiger le compte rendu. Ce dernier contiendra les points clés ainsi que les prises de décisions pendant la séance.